ארכיון תגית: סדר בעסק

ארבעה טיפים לסידור המשרד הביתי

איך למקם את הרהיטים במשרד כך שיהיה נעים לעבוד בו

בחרתם מקום בבית והחלטתם שבו יהיה המשרד שלכם. אז מה יש במשרד?
שולחן כתיבה וכורסה מתאימה, אפשר על גלגלים, מדפים לקלסרים וספרים, מחשב, מדפסת, חיבור לאינטרנט ושאר אביזרים אלקטרוניים. הנטייה של רוב האנשים היא להצמיד את השולחן אל הקיר, כך שמי שיושב במשרד מפנה את גבו אל מרכז החדר. באופן כזה אין לו תחושה של שליטה על מה שקורה בחדר, מי נכנס, מי מתקרב אליו מאחורי הגב. זה אולי נשמע דרמטי, אבל התת מודע נכנס לכוננות במצב כזה. מומחי הפנג שוואי הסינים הבחינו בכך כבר לפני אלפי שנים ואם נבחר ללמוד מהם נשב כך שגבנו פונה אל קיר ופנינו אל מרכז החדר, בתצפית נוחה על דלת הכניסה. כך נרגיש נינוחים ונתמכים על ידי המרחב ונפיק מעצמנו עבודה יעילה יותר.

אם יש לכם הרבה ספרים סדרו אותם לפי נושאים

סידור הספרים לפי נושאים מאפשר לנו למצוא מידע בקלות, כמעט בלי לחפש. מה עושים כשיש לנו ספרים באותו נושא בגבהים שונים? בדרך כלל יש פורמט מקובל לספרי אמנות, ספרי עזרה עצמית, ספורת. למשל ספרי אמנות יקרים בדרך כלל גדולים, ספרי ילדים רבים רחבים, ספרי קריאה למבוגרים (ספורת) הם קטנים יחסית ונדיר למצוא ספר למבוגרים שמעוצב לרוחב, כי זה פורמט ששמור לספרי ילדים ועלול לבלבל את קהל היעד שיחשבו שהוא ילדותי. כך שלרוב הספרים מסתדרים על המדפים גם לפי נושאים וגם לפי גבהים. ובכל זאת… יש כמה יוצאי דופן. אז ככה: את הספרים הגבוהים נניח בקצוות המדף ואת הנמוכים באמצע.

איך להמנע מערימות של ניירת במשרד וברחבי הבית

מדפי הקלסרים בגובה שמאפשר לקלסרים לעמוד. זה לא מובן מאליו, כבר יצא לי לראות כמה וכמה משרדים ביתיים שבהם המרחק בין המדפים קטן מדי כך שהקלסרים צריכים לשכב זה על גבי זה, דבר שמקשה לשלוף אחד מהם, במיוחד אם הוא לא העליון בערימה. אני ממליצה בחום לרכוש ארוניות מדפים שמאפשרות לשנות את גובה המדפים לפי הצורך או לחילופין לוודא שהארונית מתאימה לקלסרים לפני שאתם קונים אותה.
שידת המגירות שלי היא אחת הרכישות הכי מוצלחות שעשיתי. המגירות מתאימות ב-ד-י-ו-ק לדף מדפסת וגם פי פוליו. כמובן שקל להכניס דפים למגירות הרבה יותר קל ומהיר מאשר לתייק בקלסר. לכן חלק מהניירת "מתוייקת" במגירות כשלב ביניים לפני התיוק בקלסרים וחלק מהניירת שבמגירות לעולם לא תתויק בקלסרים, אלא תטופל ותושלך למיחזור נייר עם תום תפקידה. מה שבטוח זה שהרבה יותר קל למצוא מסמך או רעיון שכתבתי על דף כשהוא בתוך המגירה המתאימה מאשר אילו היה בערימת ניירת. ובכלל, בשנים האחרונות יש לי הרבה פחות ניירת כי התרגלתי לשמור מסמכים במחשב ובאימייל, אין צורך להדפיס הרבה דפים.

הכבלים של המחשב והציוד הנלווה

מה עושים עם כל הכבלים והחוטים המעצבנים? חלק מהחוטים כבר אינם בזכות מקלדת אלחוטית ועכבר אלחוטי. ובכל זאת, חלק מהם אצלנו במשרד. אצלי במשרד יצרתי שידה למדפסת שהיא מהווה מעין צינור לכבלים. הרב שקע מותן בתוכה, בצידה הפנימי על הדופן, המיקום הזה מאפשר גישה לשקעים ויחד עם זה הסתרה מסוימת של הכבלים. מה הפתרון שלכם?

בוידאו הבא אני מזמינה אתכם למשרד שלי

 

המפתח הראשון: סדר באימייל

הי!
אני מאד שמחה שהגעת לכאן!
זהו המפתח הראשון מתוך שבעת המפתחות לסידור הבית.

כשתכננתי את הסדרה הזאת היה ברור לי שהמפתח הראשון יהיה הכניסה לבית.
אבל מה…. אני לא הגעתי אליך דרך הכניסה לבית אלא דרך האימייל.
גם את שאר המסרים אשלח אליך דרך האימייל.

ולכן,
חשוב מאד
לעשות
סדר
באימייל.

לפחות שהמסרים שאני שולחת אליך יהיו ביחד, נגישים בכל רגע.
ואם כבר – אז כבר:
אפשר לתייק באותו אופן את החשבונות,
את הלקוחות,
את הטיפים שמקבלים מכל עבר
את הרעיונות 
את כל מה שמעורר בנו השראה.

ואז,
כשנזכרים במשהו – דבר שהגיע אלינו באימייל – מוצאים אותו תיק-תק.

איך עושים סדר באימייל?
מתחילים בכך שצופים בוידאו הבא:
הערה: הסרטון צולם ונערך מחדש, בעקבות התגובות שלכן.
תודה רבה 🙂


בשבוע הבא אשלח אליך את המפתח השני לסידור הבית: הכניסה לבית.
אני לא מתמקדת בעיצוב הכניסה אלא בפונקציונליות שלה.

כלומר:
יצירת מקום לכל חפץ שמשמש אתכם מחוץ לבית.
כמו התיק שלכם,
המפתחות
ועוד…

נתראה בעוד שבוע,
גילה פז

התפקודים השונים בעסק כמו חדרי הבית

תכנית עיסקית המצפן של העסק

כפי שבונים בית – לא בונים כל פעם חדר נוסף,
אלא מתכננים מראש כמה חדרים יהיו,
מה יהיה השימוש של כל חדר
ורואים את הבית בשלמותו בעיני רוחנו.

וכפי שבבית ישנן חדרים שונים בעלי ייעוד שונה כך גם בעסק-ישנן מחלקות שונות ובעלי תפקידים שונים!
מכירות, שיווק, כספים, בקרה, ניהול, רכש, קשרי לקוחות, מיחשוב ועוד.
את השורות הנ"ל קראתי באתר של אורית ששון, יועצת עיסקית פיננסית ומאמנת עיסקית.
רואת חשבון בהשכלתה ומאחוריה נסיון עשיר בתפקידים בכירים בחברות גדולות.

באופן צפוי למדי אהבתי את דימוי העסק לבית על חדריו ותפקודיו.
אורית ששון, יועצת ומאמנת אישית, מבינה בעסקים מצד אחד ובאנשים ורגשות מצד שני. הרי גם היא בנאדם, אשה, אמא וגם בעלת עסק.
בהמשך המאמר אורית משתפת אותנו בתובנות שלה.

אני לשווק? חס וחלילה. אני לא כזאת

גם לי, כשהקמתי את העסק הפרטי שלי, למרות הנסיון והידע הרב בכספים וניהול היה לי קושי.
קושי שנפוץ למדי אצל בעלי עסקים קטנים ובמיוחד נשים: קושי לשווק את עצמי.
ראיתי בדמיוני את המפגשים הלא נעימים שהיו לי ולאחרים עם סוכני מכירות מדלת לדלת. יש אפילו בדיחה על סוכני מכירות ששמים את כף הרגל שלהם בדלת הבית של המסכנים שפתחו להם כדי שיוכלו להשמיע את דבריהם עד הסוף. בחיי שאני לא כזאת.
החשש להיות נודניקית, דוחפת, יחד עם האי נעימות לשבח את עצמי והחינוך "לא להיות חמור קופץ בראש" היווה בפני מחסום לשיווק עצמי .
ובכן, יש דרכים חכמות ונעימות לשווק.
שיווק יכול להיות כיפי, יצירתי ואפקטיבי והלקוחות שלכם יקנו מכם. רק צריך לדעת איך לעשות את זה נכון ולמצוא את המקומות הפנימיים שיעזרו לנו בכך.

ניהול העסק הקטן

שיווק זאת אחת המחלקות בעסק. ישנן מחלקות נוספות, כפי שהזכרתי בהתחלה.
חשוב מאד לוודא שאנחנו לא מזניחים שום תפקוד בעסק – שיווק, כספים, ניהול עובדים, ניהול מלאי ועוד.
מה שאנחנו לא יודעים לעשות, לא מסוגלים רגשית או לא מספיקים – לקבל החלטה ולשכור שירותים חיצוניים. לא כל דבר כדאי ללמוד כיצד לעשות לבד. אם נשקיע, למשל, כסף וזמן בלימודי הנהלת חשבונות, למשל, ייקח לנו שנים של לימוד כדי להגיע למקצועיות. וזה על חשבון השקעת זמננו היקר בליבת העסק שלנו
לעומת זאת המיומנויות העיקריות שאליהן עלינו לשאוף להגיע הינן ניהול עצמי, קבלת החלטות, מיקוד, מכירות, ניהול משימות וגם חיבור לחזון שלנו הכרחי להובלת העסק קדימה.

ניהול עצמי וניהול משימות

סדר בעסק כולל בתוכו משימות רבות , החל בסדר מינהלי שזה ארגון החשבוניות שהוצאו ללקוחות, הוצאות העסק, כל החומר שמעבירים לרואה חשבון וכלה בהוצאת הצעות מחיר מסודרות ובזמן ללקוח, גבייה ושמירה על תזרים מזומנים. להבדיל מחלוקה תפעולית המקובלת בחברות היותר גדולות: הגדרת תפקיד וחלוקה למחלקות.
לדוגמא: אם אני סוכן מכירות ולקוח שאני מדבר אתו מתלונן על בעיה במוצר – אני צריך להעביר את התלונה למי שמטפל בזה ולא לטפל בה בעצמי. כי אם אני אטפל בתלונה – אני לא נותן ללקוח מענה מקצועי וגם מזניח את המכירות בינתיים.

האתגר של עסקים קטנים הוא מצד אחד לשחרר תפקידים כדי שיישאר להם זמן לנהל את העסק ומצד שני להשתלט על שאר המשימות הנדרשות בניהול עסק של אדם אחד.

שימור לקוחות וגביית כספים

חשוב לשבץ לעצמנו בתכנית העבודה זמן לשימור לקוחות פעיל וגם לא להזניח את גביית החובות.
פגשתי אנשים שחייבים להם כספים חצי שנה ויותר והם לא מרימים טלפון ללקוח. עומס? אי נעימות? תירוצים והצדקות לא בעיה למצוא. מה שבטוח זה שככל שדוחים את השיחה הזאת כך יותר קשה לבצע אותה.
והלקוח מצידו – אולי שכח, אולי אין לו כסף והוא מחכה קצת ועוד קצת… כל עוד בעל העסק לא פונה אליו נוח לו לדחות את תשלום החוב ובינתיים אולי קונה אצל המתחרה. כך בעל העסק מפסיד גם את הכספים שכבר חייבים לו וגם הכנסות עתידיות.
כמאמנת אני מקנה כלים להתמודד גם עם מצבים לא נוחים. אי הנוחות בשום אופן לא יכולה להוות מחסום או לגרום לדחיינות והימנעות.
שימור הלקוחות לא יכול להתקיים ב"שלוף", שימור לקוחות כחלק ממדיניות העסק צריך להיעשות בצורה מובנית ומתוכננת באופן שיגרתי, חלק מתכנון כולל של תכנית עבודה ויש הרבה דרכים לעשות את זה.

תוכנית עבודה ותוכנית עיסקית

תוכנית עיסקית מכינים בדרך כלל כדי לגייס משקיעים או הלוואות אבל יש לה עוד מטרה: לשרת את בעל העסק. למפות לו את הדרך. לדעת מאין באת ולאן אתה הולך. או את.
לפעמים מספיק לעשות רק חלק מהתכנית. למשל, להציב מטרות.
תכנית העבודה נגזרת מהתכנית העיסקית. אחרי שהגדרנו את המטרות. דוגמא: נניח שאני רוצה לעשות סדנא בעוד שלושה חודשים, אני צריכה להכין את הקרקע הרבה לפני.
תכנית עבודה מכינים ברזולוציה שנתית, חודשית, שבועית, יומית. העיקרון הוא שנצמדים לתכנית כל עוד לא הכנו תוכנית אחרת. "לזרום" זה לא נכון בעסקים. אם רוצים לשנות – צריך לתכנן איך משנים. אם אתה זורם – אתה בהישרדות. חשוב לנהל מעקב ולערוך מדידות. מה שאי אפשר למדוד – אי אפשר לנהל.

עסק מסודר מבית טוב

ונחזור לבית. עובד שכיר שיש לו בעיות בבית – לפעמים הבעיות מציפות אותו בזמן העבודה ולפעמים דווקא העבודה בחוץ עוזרת לו לקחת מרחק מהבעיות לכמה שעות. אבל בעלי עסקים קטנים שמנהלים את העסק בבית – לבית יש השפעה מאד גדולה על העסק שלהם.
טעות גדולה שבעלי עסקים קטנים עושים היא שהם לא מפרידים בין העסק לבית. משתמשים באותו חשבון בנק, למשל. לא מגדירים שעות עבודה. אז או שהם מוצאים את עצמם תולים כביסה במקום לשווק, או להיפך – עובדים בלי סוף ומזניחים את הבית ואת המשפחה שלהם. לכן, בתכנון תכנית העבודה של העסק צריך לקחת בחשבון גם את הצרכים והמגבלות המשפחתיים של בעל העסק.
בכל עסק אך במיוחד כשמדובר בעסק בהקמה צריך לקחת בחשבון תקופה של אפס הכנסות ולדעת מאין יגיע הכסף למימון הוצאות המחייה בינתיים. גם סדר פיסי בבית חשוב. אם הבית לא מסודר, זה עלול להוות קושי. אם המשרד שבו מתנהל העסק לא מסודר – ברור שאי אפשר לנהל את העסק ביעילות. איך אפשר להכניס נתונים ל- exell כשלא מוצאים אותם? זה עסק ביש. הסדר הוא בבסיס של הבקרה וקבלת החלטות, הבסיס לניהול אפקטיבי וריווחיות מקסימלית.