ארכיון תגית: תיוק מסמכים

דחיינות לחץ והרגע האחרון

הרגע האחרון

הרגע האחרון בכבודו ובעצמו

בשבועות האחרונים מצאתי את עצמי אומרת ביני לבין עצמי:
יום אחד אכתוב פוסט על הרגע האחרון.
מה יש ברגע האחרון שאין ברגעים אחרים?
למה אני "מצליחה" להגיע לרגע האחרון עם הלשון בחוץ, בקוצר נשימה, במקום להקדים כמה דקות.

דחיינות ודפוסים אחרים

שאלתי את עצמי האם הגלישה לרגע האחרון, עם כל המתח שכרוך בזה קשור בדחיינות או שאולי מדובר בבעיה אחרת לגמרי. אצלי, למשל, זה עודף משימות והיענות לאתגרים והזדמנויות שאני מחליטה שכדאי לי לקחת. בשבועות האחרונים התחלתי לשווק את המוצר החדש שיצרתי לחנויות. מכיוון שהמוצר עשוי לעזור לסטודנטים להתאגרן ולהתמצא בקלי קלות בניירת שלהם, ה"דד ליין" היה תחילת השנה האקדמית. (מי שלא עקב – יצרתי חוצצים חדשים וכעת הם בשלב השיווק הראשוני לחנויות. כתבתי על כך כבר שני פוסטים. הראשון: חוצצים – יומן מסע והשני: החוצצים החדשים מגיעים לחנויות) מנכ"ל רשת חנויות "מכלול" פתח בפני דלת. ידעתי שההיענות שלי תהיה כרוכה בהרבה פעולות שאעשה בלחץ של זמן. השיחה אתו היתה בערב יום כיפור, בסוכות עבדתי עבודה מאד אינטנסיבית שכבר התחייבתי עליה ומיד אחרי סוכות יצרתי את החוצצים החדשים מפוליאריטן, נרשמתי כחברה באיגוד שאחראי על הברקודים, הדפסתי ברקודים, במקביל יצרתי מוצר קידום מכירות… כל זה ברגע האחרון. אבל הספקתי לעשות את הכל והצלחתי להגיע עם המוצר בדיוק בזמן. זאת לא דחיינות. מה זה כן? היענות לאתגרים גבוליים מבחינת הזמן. זה להגיד "כן" לאתגר, להזדמנות.

הרגע האחרון הוא הרגע הזה בדיוק. השעה: 14:46. לא כתבתי עדיין פוסט ולא שלחתי לכם מייל. ולמה בכלל אני אמורה לשלוח מייל? כי בעוד שבוע בדיוק תתקיים סדנה שפותחת את הקורס לסידור הבית וחשבתי שזה יהיה רעיון טוב לשלוח לכם מייל היום, בעצם אתמול, ולהודיע שנותרו מספר מקומות. חשבתי גם להזכיר לכם שהאקדמיה להגשמה פתוחה לצפיה עד סוף החודש. אני הספקתי להקשיב לרוב ההדרכות (במקביל ארזתי חוצצים – עד שאמצא להם מפעל שעובדים בו אנשים בעלי צרכים מיוחדים…. נו, אני לא בוחלת בעבודה "שחורה", עושה מה שצריך ודי.) בין ההדרכות מצאתי התייחסות לעניין ההרגלים – במיוחד הרגלי אכילה והתנהלות פיננסית, והדרכה מעולה בעניין דחיינות. ההדרכה האחרונה היא של גוני אלמגור, אשה מקסימה, מיוחדת, מוכשרת שאני עוקבת אחריה כבר זמן מה. ההדרכה מאד מעשית ובנוסף קיבלתי ממנה מתנה שאותה היא הסכימה לתת גם לכם. מדובר באחד הכלים שגוני נעזרת בהם בליווי המתאמנים שלה, כלי שמאפשר לעשות שינוי בגוף ובמחשבות, כלי שעוקף את השכל. אצלי זה עבד יופי על פריחה שפרחה אצלי על העור בעורף, מרוב לחץ עם "הרגע האחרון". כמה ימים של התרגיל ופוף! הפריחה נעלמה. ולא ממש התמדתי בבוקר ובערב, לפעמים דילגתי ובכל זאת זה פעל. ותאמינו לי שסבלתי נורא. אני לא מספרת לכם את זה כדי שתרחמו עלי, אלא כדי שתבינו כמה הכלי הזה יעיל. מאד ממליצה.

הנה המתנה של גוני אלמגור: הסוויץ' מסטרס לשלווה.

ומה הקשר בין סדר בבית וסדר במשרד לרגע האחרון?

המממ… זה לא בעניין של הטפת מוסר חלילה, יותר בעניין של מוסר השכל או יותר נכון חזרה לעניינינו, הרי הבלוג הזה עוסק בניהול מקום ולא בניהול זמן. אז מה הקשר? כשהדברים במקום שלהם – לוקח פחות זמן. פחות זמן למצוא מספרי טלפון, פחות זמן למצוא כלי שצריך, פחות זמן למצוא את הרשימה שכתבנו או סיכום שיחת טלפון. פחות זמן למצוא זה גם פחות הסחות דעת ופחות דחיינות. לא ממש פירטתי בעניין דחיינות היום, אבל חלק מההחלטה לדחות משהו היא המחשבה: "ייקח לי המון זמן לעשות את זה". זה נכון שאם אני רוצה למצוא מסמך שנמצא בתוך קרטון מלא בניירת שמחכה למיון ותיוק – זה עלול לקחת כמה שעות. אבל אם המסמכים מתויקים ביעילות (ועל איך מתייקים ביעילות אכתוב בפעם אחרת, ברשותכם, כי השעה כבר 15:14) אז זה עניין של שתי דקות אולי למצוא אותו ולעשות מה שצריך. כך שיותר משימות מבוצעות בפחות זמן. יותר תשלומים שמשולמים בזמן, יותר בירורים שמגיעים לטיפול במסגרת הזמן שמאפשר לקבל החזר כספי וכדומה.

סט חוצצים במתנה ממני

אולי אתם תוהים מתי סוף-סוף החוצצים יגיעו אל חנויות כלי הכתיבה ליד הבית שלכם? אז קצת סבלנות, זה יקרה…. בינתיים אני נותנת במתנה סט חוצצים אחד ללקוחות שמזמינים אותי לארגן את הניירת שלהם (ניתן לרכוש ממני חוצצים נוספים במחיר מאד מוזל) ופתחתי דף בפייסבוק בשם "גילית – פתרונות אחסון והתארגנות לבית ולמשרד") בכל שבוע אני עורכת הגרלה בין אוהדי הדף. לא רק למי שהצטרף השבוע אלא לכל האוהדים. כך שמי שוותיק משתתף בכל שבוע בהגרלה. עד מתי יימשכו ההגרלות השבועיות? עד תחילת השנה האקדמית הבאה. ועכשיו השעה 15:39. אוטוטו הפוסט הזה מגיע אליך!

 

חוצצים – יומן מסע

איך נולדו החוצצים החדשים

מדי פעם בפעם אני מסדרת ערימות של ניירת, ממיינת, ממליצה מה לזרוק ומה לשמור, אילו נושאים לתייק בקלסר אחד ואילו להפריד. מאז שניתן לרכוש ניילוניות  (שמרדפים) כלומר שקיות שקופות עם חורים להכנסה לקלסר – רוב האנשים כבר לא מנקבים חורים בכל דף, אלא מתייקים את הניירת באותם שמרדפים. הבעיה היא שהחוצצים שנמכרים בחנויות מתאימים לתיוק דפים מנוקבים ונבלעים כשמתייקים את המסמכים בשמרפים, פשוט לא רואים אותם.

התסכול כחומר גלם ליצירה

במשך תקופה מסוימת נהגתי לסמן את החוצצים בדגלונים מאולתרים. טוב, אני יודעת לאלתר כשצריך, אבל זה נראה לי לא סביר. לא יכול להיות שאין מוצר כזה בחנויות. חיפשתי, שאלתי, התכופפתי מתחת למדפים – אולי פיספסתי? לא, גברת, אין לנו מוצר כזה. מה שאת רואה על המדף – זה מה שיש. מצטערים. כך אמרו לי בחנויות.
מצב מתסכל זה לא בהכרח רע, אכזבה מהמצב הקיים עשויה להוביל לשיפור.
תסכול יכול להתגלות כחומר בעירה להגשמת חלומות. אבל מה… צריך לצבור תסכול ממש ענקי כדי להשקיע אלפי שקלים והמון שעות עבודה בייצור מוצר מסחרי שאולי לא יימכר טוב, כי אין ערבויות בדברים כאלה. זה סיכון שאפשר לבחור אם לקחת או לוותר מראש.

כמו למכור נעליים לאפריקאים

מכירים את הסיפור על יצרן הנעליים ששלח שני סוכני מכירות לאפריקה, כדי לבדוק האם כדאי למכור נעליים שם? הסוכן הראשון היה פאסימי. הוא אמר שכולם הולכים שם יחפים. אין סיכוי למכור נעליים לילידים האפריקאים. לעומתו הסוכן השני התלהב עד השמיים: תשמע, הוא אמר לבוס: כולם שם יחפים! אנחנו יכולים למכור ה-מ-ו-ן נעליים!
נחזור לחוצצים: החלטתי לאמץ את הגישה האופטימית. אז נכון ש הרבה בתי עסק עברו לחשבוניות דיגיטליות, הרבה אנשים מדפיסים פחות ומתייקים קבצים במחשב, באימייל ובגיבויים שונים. בכל זאת, עדיין אנשים מתייקים דפים, עובדה שמזמינים אותי לעזור וקונים מוצרי תיוק כמו קלסרים ושמרדפים. וגם…. חוצצים. שלא תמיד מתאימים.

החוצצים ניצחו את ההססנות

התלבטות: בשלב שהחוצצים היו עדיין בגדר רעיון ואפילו לא קיבלו את הצורה הסופית שלהם חיפשתי באינטרנט האם קיימים חוצצים שמתאימים לתיוק מסמכים בשמרדפים בעולם ומצאתי שיש כאלה, אבל לי היה רעיון יותר טוב. רציתי לייצר אותם אבל חששתי. אתם בטח מבינים שלייצר כמות בעזרת מכונות לא דומה כלל להכנה של חוצצים בכמות ביתית בעזרת סכין חיתוך יפנית או מספריים. גם התוצר של המכונות הרבה יותר מדויק. הניקובים, למשל, תמיד במקום הנכון, המרחקים בין הלשוניות של החוצצים תמיד זהה.

החומר: נייר ממוחזר או פלסטיק צבעוני

התלבטתי בעניין החומר ובסופו של דבר בחרתי לייצר כמות מסוימת של חוצצים מנייר עבה מאד וממוחזר. ארזתי אותם בשקיות שקופות שהזמנתי במיוחד והוספתי דף הסבר. היה לי חשוב לכתוב את שם המוצר בשלוש שפות: עברית, אנגלית וערבית. מכיוון שבערבית אני בורה לחלוטין בקשתי מסטודנטית ערביה לתרגם והיא קיבלה, כמובן, חוצצים במתנה.

הבאתי לך בוטנים? לא, חוצצים!

שיר ישן ומצחיק מתאר מחזר פרקטי אבל לא רומנטי, הוא הביא לרינה בוטנים במקום פרחים. אני הבאתי חוצצים כמתנת ראש השנה לקרובי משפחה, חברים ומספר לקוחות. אולי זה לא מקובל אבל זה שימושי. הנה בית מהשיר:

שלום לך רינה היפה
הנה הבאתי לך בוטנים
פרחים נובלים בדרך כלל
והבוטנים הם טעימים
אמנם פרחים זה מקובל
ובייחוד זר שושנים
אבל הבאתי לך בוטנים.

הי, אז איך החוצצים האלה מגיעים אליכם הביתה?

אתם יכולים להזמין אותם כאן.
וגם – אתם יכולים להזמין אותי למיין ולתייק אתכם את הניירת ולרכוש כמה סטים שתרצו.
סט אחד תקבלו במתנה ממני.

 

ארבעה טיפים לסידור המשרד הביתי

איך למקם את הרהיטים במשרד כך שיהיה נעים לעבוד בו

בחרתם מקום בבית והחלטתם שבו יהיה המשרד שלכם. אז מה יש במשרד?
שולחן כתיבה וכורסה מתאימה, אפשר על גלגלים, מדפים לקלסרים וספרים, מחשב, מדפסת, חיבור לאינטרנט ושאר אביזרים אלקטרוניים. הנטייה של רוב האנשים היא להצמיד את השולחן אל הקיר, כך שמי שיושב במשרד מפנה את גבו אל מרכז החדר. באופן כזה אין לו תחושה של שליטה על מה שקורה בחדר, מי נכנס, מי מתקרב אליו מאחורי הגב. זה אולי נשמע דרמטי, אבל התת מודע נכנס לכוננות במצב כזה. מומחי הפנג שוואי הסינים הבחינו בכך כבר לפני אלפי שנים ואם נבחר ללמוד מהם נשב כך שגבנו פונה אל קיר ופנינו אל מרכז החדר, בתצפית נוחה על דלת הכניסה. כך נרגיש נינוחים ונתמכים על ידי המרחב ונפיק מעצמנו עבודה יעילה יותר.

אם יש לכם הרבה ספרים סדרו אותם לפי נושאים

סידור הספרים לפי נושאים מאפשר לנו למצוא מידע בקלות, כמעט בלי לחפש. מה עושים כשיש לנו ספרים באותו נושא בגבהים שונים? בדרך כלל יש פורמט מקובל לספרי אמנות, ספרי עזרה עצמית, ספורת. למשל ספרי אמנות יקרים בדרך כלל גדולים, ספרי ילדים רבים רחבים, ספרי קריאה למבוגרים (ספורת) הם קטנים יחסית ונדיר למצוא ספר למבוגרים שמעוצב לרוחב, כי זה פורמט ששמור לספרי ילדים ועלול לבלבל את קהל היעד שיחשבו שהוא ילדותי. כך שלרוב הספרים מסתדרים על המדפים גם לפי נושאים וגם לפי גבהים. ובכל זאת… יש כמה יוצאי דופן. אז ככה: את הספרים הגבוהים נניח בקצוות המדף ואת הנמוכים באמצע.

איך להמנע מערימות של ניירת במשרד וברחבי הבית

מדפי הקלסרים בגובה שמאפשר לקלסרים לעמוד. זה לא מובן מאליו, כבר יצא לי לראות כמה וכמה משרדים ביתיים שבהם המרחק בין המדפים קטן מדי כך שהקלסרים צריכים לשכב זה על גבי זה, דבר שמקשה לשלוף אחד מהם, במיוחד אם הוא לא העליון בערימה. אני ממליצה בחום לרכוש ארוניות מדפים שמאפשרות לשנות את גובה המדפים לפי הצורך או לחילופין לוודא שהארונית מתאימה לקלסרים לפני שאתם קונים אותה.
שידת המגירות שלי היא אחת הרכישות הכי מוצלחות שעשיתי. המגירות מתאימות ב-ד-י-ו-ק לדף מדפסת וגם פי פוליו. כמובן שקל להכניס דפים למגירות הרבה יותר קל ומהיר מאשר לתייק בקלסר. לכן חלק מהניירת "מתוייקת" במגירות כשלב ביניים לפני התיוק בקלסרים וחלק מהניירת שבמגירות לעולם לא תתויק בקלסרים, אלא תטופל ותושלך למיחזור נייר עם תום תפקידה. מה שבטוח זה שהרבה יותר קל למצוא מסמך או רעיון שכתבתי על דף כשהוא בתוך המגירה המתאימה מאשר אילו היה בערימת ניירת. ובכלל, בשנים האחרונות יש לי הרבה פחות ניירת כי התרגלתי לשמור מסמכים במחשב ובאימייל, אין צורך להדפיס הרבה דפים.

הכבלים של המחשב והציוד הנלווה

מה עושים עם כל הכבלים והחוטים המעצבנים? חלק מהחוטים כבר אינם בזכות מקלדת אלחוטית ועכבר אלחוטי. ובכל זאת, חלק מהם אצלנו במשרד. אצלי במשרד יצרתי שידה למדפסת שהיא מהווה מעין צינור לכבלים. הרב שקע מותן בתוכה, בצידה הפנימי על הדופן, המיקום הזה מאפשר גישה לשקעים ויחד עם זה הסתרה מסוימת של הכבלים. מה הפתרון שלכם?

בוידאו הבא אני מזמינה אתכם למשרד שלי

 

המפתח הראשון: סדר באימייל

הי!
אני מאד שמחה שהגעת לכאן!
זהו המפתח הראשון מתוך שבעת המפתחות לסידור הבית.

כשתכננתי את הסדרה הזאת היה ברור לי שהמפתח הראשון יהיה הכניסה לבית.
אבל מה…. אני לא הגעתי אליך דרך הכניסה לבית אלא דרך האימייל.
גם את שאר המסרים אשלח אליך דרך האימייל.

ולכן,
חשוב מאד
לעשות
סדר
באימייל.

לפחות שהמסרים שאני שולחת אליך יהיו ביחד, נגישים בכל רגע.
ואם כבר – אז כבר:
אפשר לתייק באותו אופן את החשבונות,
את הלקוחות,
את הטיפים שמקבלים מכל עבר
את הרעיונות 
את כל מה שמעורר בנו השראה.

ואז,
כשנזכרים במשהו – דבר שהגיע אלינו באימייל – מוצאים אותו תיק-תק.

איך עושים סדר באימייל?
מתחילים בכך שצופים בוידאו הבא:
הערה: הסרטון צולם ונערך מחדש, בעקבות התגובות שלכן.
תודה רבה 🙂


בשבוע הבא אשלח אליך את המפתח השני לסידור הבית: הכניסה לבית.
אני לא מתמקדת בעיצוב הכניסה אלא בפונקציונליות שלה.

כלומר:
יצירת מקום לכל חפץ שמשמש אתכם מחוץ לבית.
כמו התיק שלכם,
המפתחות
ועוד…

נתראה בעוד שבוע,
גילה פז

תיוק מסודר במשרד הביתי. הפתרון לבלאגן וערימות ניירת

סוף סוף קל לתייק מסמכים במשרד הביתי

למי יש כוח לתייק מסמכים עכשיו?

בתגובה לפוסט הגישה האדריכלית לסידור החפצים שלנו אורלי טענה: למי יש כוח וחשק לתייק דווקא עכשיו?
הבטחתי לאורלי תשובה. אז לאורלי וכל מי שתוהה למה לי לסדר את הבית או את הניירת במשרד הביתי דווקא עכשיו – הרי הניירת לא תברח, אף אחד לא יעשה את הסדר במשרד במקומי, אז אפשר לדחות את זה.
התשובה שלי מתחלקת לשניים:
החלק הראשון הוא: להפוך את מה שקשה לקל.
החלק השני: תזכרו שככל שאתם דוחים משהו – הוא נעשה יותר קשה.

להפוך תיוק מסורבל לתיוק קל.

לפי השיטה ה"מסורתית" לתיוק ניירת ביתית – לכל נושא מקצים קלסר, כל תת-נושא מתוייק באותו קלסר ונפרד מהשכנים שלו בחוצץ. לפי השיטה הזאת, אם הקלסר שלכם עבה ומכיל כמה נושאים – עליכם להעביר את כל הדפים שמתוייקים לפני המקום שבו אתם אמורים לתייק את המסמך שלכם מצד אחד של הקלסר לצד השני, לפתוח את הסוגר, אם הקלסר עמוס יש גם את האתגר של לשמור על כל הניירת בתוכו, שלא תצא מהמקום, לתייק את המסמך שלכם, לסגור את טבעות הקלסר או התקן אחר כשכל הניירת מתוייקת במקום הנכון, להעביר את כ-ל המסמכים שוב לצד הנכון ולהחזיר את הקלסר למקומו על המדף. עבודה די מסורבלת.
אז המציאו פטנטים: שקיות ניילון עם חורים שנקראים שמרדפים ולא רק שקיות אלא תיקיות ממש, תיקיות שהפתח שלהן למעלה ותיקיות שהפתח שלהן בצד, במגוון צבעים, עיצובים וחומרים.
ובכל זאת, יש אנשים שגם זה קשה להם.

סדר וארגון גם במהות וגם בנראות

לקוחה שלי החליטה שהיא רוצה לעשות סדר אחת ולתמיד במשרד הביתי. היא בקשה קלסר דק לכל נושא וכך עשינו. החלפנו קלסרים מרובי נושאים בקלסרים שמכילים נושא אחד בלבד. (עדיין – כשמדובר ב"נושא" שמכיל רק מסמך אחד או שניים – בכל זאת איחדנו אותו עם נושאים קרובים). ניצלנו את העובדה שהקלסרים מגיעים בצבעים שונים לטובת המיון שלנו. שימו לב שכל הקלסרים הכחולים עוסקים בכספים: מס הכנסה, ביטוחים, מוצרים פיננסיים כמו קופות גמל וקרנות השתלמות. הקלסרים הכתומים כוללים את הוצאות הבית, הרכב, תקשורת – הוצאות שוטפות. קלסרים בצבעים אחרים עוסקים במעקב רפואי, מתכונים והגיגים ועוד…

במקום מדבקות החלטנו לרשום על הקלסרים את שם הנושא בלורד לא מחיק.

 

כן, זה סוג של הצצה אל מאחורי הקלעים, כמו שדליה כתבה בתגובה לפוסט מיון חכם ומיון מתסכל.

מחר זה יעלה לכם יותר

מה מניע אותנו לקנות דברים דווקא עכשיו? מבצע! היום המחיר הוא X אם תחכו למחר – זה יעלה לכם יותר.
החלק השני של העניין הוא שדחיינות גורמת לדברים להיות עוד יותר קשים מכפי שהם היו במקור. אם יש לכם שעה פנויה ואתם נזכרים שיש ניירת לתייק ואומרים לעצמכם: אוף! לא עכשיו. זכרו את המחיר. היום קשה? מחר יהיה אפילו יותר.
גם דחיינות במה שקשור בתיוק ניירת גובה מחיר כבד. האבק על הדפים, התחושה של קושי הולך וגובר, כבר לא זוכרים למה בכלל שמרנו את הדף הזה, מה התכוונו לעשות בו בכלל. לא בטוחים אם טופל או מחכה לטיפול ומה בכלל צריך לעשות עם המסמך הזה. הערימה שהולכת ומתגבהת לה מדי שבוע על השולחן במשרד או בחדר העבודה, חוסר המיומנות שבתיוק שנעשה לעיתים רחוקות – כל אלה הופכים את המלאכה הזאת של תיוק ניירת למשימה לא מושכת בעליל. אפילו די דוחה, למען האמת.

הרגלים טובים חוסכים עוגמת נפש

אם נתייק את הניירת הביתית אחת לחודש – זאת תדירות סבירה – נשמור על "כושר", נדע איפה כל דבר, נזכור מה רציתם לעשות בכל מסמך, לא נשלם קנסות על פיגור בתשלום או תשלומי יתר שנגבו מאתנו בטעות ולא בררנו בזמן. הרבה פעמים קורה ללקוחות שלי שהם אפילו נהנים לתייק. כשמארגנים תשתית מאורגנת ויעילה – תיוק ניירת הופך להיות כל כך קל ופשוט.
והסיפוק שמרגישים כשהמסמכים מתוייקים במקומם –  השליטה במידע, בכסף, בעניינים, הידיעה שהשולחן "נקי". אין זנבות, עניינים לא מטופלים, הזנחות, הפסדים ואי נעימויות. הכל בסדר. זה הפרס שלנו.

אז מה בעניין אחסון בגדים ותרופות? אורלי שאלה.
על כך בפוסטים רופא שעושה סדר בתרופות וגם בסידור ארון בגדים שלב אחר שלב.