gilaראיון עם לילך בניסטי מלווה עיסקית
בעלי עסקים שעושים מאמצים לקידום העסק שלהם ולא ממש משיגים תוצאות, תוהים איך לגרום לעסק להמריא? בטח יש איזו דרך בדוקה להצלחה עיסקית. הרי יש עסקים שהצליחו מעל ומעבר והפכו את בעליהם לאנשים אמידים, זה לא שיש צורך להמציא את הגלגל. הצלחה עיסקית היא מטרה שניתן להשיג. אז איך עושים את זה?
לילך בניסטי היא מלווה עסקית. לילך טוענת שאחת ההתמחויות שלה היא מיקוד בעלי העסקים שפונים אליה. מדובר בתהליך, כפי שתקראו בהמשך. הקשר ביני לבין לילך נוצר דרך חברה משותפת שהמליצה על השירות שלי בחום. לילך שלחה אלי בשבוע הראשון להיכרותנו שני לקוחות (שסיפרו לי עליה בהתלהבות) והסקרנות שלי התעוררה. הייתי חייבת לברר מה מיוחד בשיטה שלה. קראתי באתר שלה שיש לה תואר ראשון בפסיכולוגיה ותואר שני במינהל עסקים ושמחתי למצוא בו מאמר על סדר. בעצם, שלושה. נראה שהגעתי למקום הנכון.
נעים מאד לילך בניסטי, מה את עושה בעצם?
למקד את העסק
תשמעי, גילה, כמלווה עיסקית פגשתי הרבה בעלי עסקים קטנים ובינוניים שהולכים לאיבוד בתוך הניירת האינסופית, בקשות מצדדים שונים: המשפחה, הלקוחות, גופים כמו מס הכנסה, ביטוח לאומי ומע"מ, שותפים עיסקיים ועוד ועוד. בעלי עסקים מוצפים במידע, בהצעות לשיפור הניהול, שיפור השיווק והמכירות, הצעות משותפים עיסקיים, מבעלי מקצועות משלימים. כך שחלקם מגיעים אלי, שחוקים, חסרי חיוניות ועייפים, אחד התפקידים שלי הוא למקד אותם, כדי שיוכלו להצליח ולהרוויח.
הסדר יוצר שקט במערכת
בשלב ראשון צריך לייצר שקט במערכת. אחד ההיבטים של שקט במערכת הוא סדר וארגון. ולמה הכוונה? בעל עסק שמוקף בכמויות אדירות של ניירת, כשהקבצים במחשב נעלמים לו והוא שוכח את סיסמאות הכניסה לאתרים באינטרנט שהוא צריך כדי לשווק את העסק שלו, גם הנורה שרופה שלא החליף כבר הרבה זמן, הטלפון שלא הרים לרואה חשבון – כל דבר קטן כזה יוצר בילבול ועיכוב. התחושה היא שכל פעולה קטנה קשה לביצוע. ההספק שלו מאד נמוך. אם הוא מעביר את הניירת מצד לצד ואת המשימות מהרשימה של היום אל הרשימה של מחר… הוא עסוק מאד אבל לא אפקטיבי.
מגירת הבלאגן – לא מה שחשבתם
כמוך, גילה, גם אני ממליצה על מגירות. מגירה אחת צריכה להיות מגירת בלאגן – השימוש שלי במילה "בלאגן" דורש הבהרה: לא מדובר במגירה שמכילה ניירת לא מטופלת במשך שבועות וחודשים, אלא המשימות השוטפות שבטיפול – שעדיין לא ניתן לתייק. בזמן העבודה מכניסים את כל הניירת השוטפת שמציפה את השולחן למגירת הבלאגן כדי ששום דבר לא יסיח אותנו מביצוע המשימה.
כך על השולחן נמצאים רק המסמכים שקשורים למשימה שאנו מבצעים כעת. כמובן שכל מה שלא בטיפול מתוייק ביעילות. כלומר: שיימצא בקלות ובמהירות בשעת הצורך. כשמדובר בעסק קטן אופן המיון וארגון הניירת והקבצים במחשב מותאם אישית. כמו שאין תכנית שיווק אחת שמתאימה לכולם – כך אין מיון וארגון שמתאים לכולם באופן גורף.
השירות שאת מציעה, גילה, העובדה שאת מדריכה אותם אצלם במשרד איך לתייק דברים באופן יעיל ולאורך זמן. גם בניירת הפיסית וגם קבצי המחשב. ומדריכה אותם אילו מסמכים למסור לרואה חשבון, אילו מסמכים פג תוקפם ואפשר לזרוק – זה הדבר שמאפשר להם התחלה חדשה, ממקום נקי וממוקד ולכן השירות שלך מושלם עבורם.
ניהול זמן. שינוי הרגלים בתהליך
ארגון לא יעיל של המרחב הוא צד אחד של חוסר המיקוד. היבט נוסף וכאוב הוא ניהול זמן באופן לא יעיל. למה כאוב? כי זמן שביזבזנו לא ישוב וכל מה שלא הספקנו גם הוא מייצר רעש במערכת. הזמן שלנו קצוב ומי שלא משקיע את זמנו כדי להתקדם, עשוי להיעצר במקום ולגלות שכולם עקפו אותו. כואב לראות בעלי מקצוע טובים, אנשים מקסימים, שלא מפיקים מהעסק שלהם את מה שהם יכולים וראויים להפיק ממנו, גם מבחינת סיפוק וגם מבחינת רווחים – בגלל ניהול זמן לקוי.
מה שצריך להבין לגבי ניהול זמן הוא שזה הרגל, ממש כמו כל הרגל אחר. אך דחיינות היא הרגל שמלווה אותנו מגיל מאוד צעיר. זוכרים את הפעם הראשונה שלא הכנתם שעורי בית כי דחיתם עד שהגיע יום למחרת? זו הסיבה שברגע שבעלי עסקים לומדים את החוקים של ניהול זמן אפקטיבי הם מרגישים שזה לא טבעי להם לעבוד כך.
ברור שזה לא טבעי, כי באופן טבעי רובנו נוהגים לעבוד בצורה אינטואיטיבית ולא ממוקדת. התוצאה היא שבעלי עסקים עובדים מבוקר עד ליל אך העסק לא מתקדם! אני רואה באי הנוחות של בעלי עסקים שעוברים לניהול זמן יעיל תגובה טבעית וחלק מתהליך הצמיחה. כמו שמי שמתחיל להתעמל מרגיש אי נוחות בשרירים, כך מי שרגיל לדחות – מרגיש אי נוחות.
הפגישה של ניהול זמן מלווה בתמיכה טלפונית, ואני מתקשרת אחרי יומיים לשמוע את הקיטורים וכל מה שלא עובד לו. בנקודה הזאת אני לא מוותרת ומציעה ללקוח לבחור אם לשנות את סט ההרגלים הישן בסט הכלים שעובדים בשטח. בעלי עסקים שבחרו לשנות הרגלים קיבלו מתנה לחיים שנשארת להם הרבה אחרי שליווי העסקי הסתיים.
תהליכים אוטומאטיים
בארגונים וחברות גדולים יש הרבה מחלקות, בכל מחלקה עובדים מיומנים ותפקידיהם מוגדרים היטב. מאד ברור להם מה הם צריכים לעשות ואיך לעשות. יש נהלים בהתאם למדיניות הארגון והנסיון שניצבר. בעל עסק קטן צריך ליצור את התהליכים האלה בעצמו במקום להמציא בכל יום את הגלגל מחדש.
אני מלמדת בעלי העסקים את כל מה שקשור בתהליכים האוטומאטיים בניהול ושיווק העסק. החל מהבניה ממוקדת שלב אחרי שלב של כל תשתיות השיווק , ועד לאדמיניסטרציה., ובבסיס הרגלי עבודה נכונים. עובדים קשה, נכון, אבל במקום לדרוך מתוסכלים במקום – רצים קדימה ונהנים מתוצאות.
גדילה אישית של בעל העסק
בעלי עסקים קטנים ובינוניים מזדהים עם העסק וגם העסק מזוהה אתם. האישיות שלהם משפיעה ומושפעת מהעסק. עסק, כמו ילד, לוחץ לבעליו על כפתורים רגישים שמפעילים אותו. מה שכן, כמו הורים שמתפתחים בעצמם תוך כדי הורות, גם בעלי העסקים מתפתחים תוך כדי צמיחת העסק. מי שתקוע – העסק תקוע יחד אתו. מי שמקבל החלטה לחצות את אזור הנוחות – יגיע בסופו של דבר גם להצלחה עיסקית וגם לצמיחה והעצמה אישית.
העסק כמגשים חלומות
למשל, הגיע אלי בעל עסק שקיבל את העסק בירושה משפחתית, אך לא היה מחובר לעסק. כששאלתי אותו מה הוא רוצה, הוא הסביר שהוא רוצה להרים את העסק, לעשות כסף ולהתחיל בקריירה שניה. שאלתי לגבי הקריירה השנייה. הוא סיפר בהתלהבות רבה מה הוא היה עושה ואיך זה יקדם אותו ופתאום בעיניים שעד לאותו רגע היו כבויות נכנס ניצוץ של תשוקה והתלהבות.
שאלתי אם הוא לא יכול לשלב. כלומר, באותו העסק לעשות את מה שהוא באמת היה רוצה. בהתחלה התשובה היתה לא! ואפילו התנגדות לעצם הרעיון. אך ככל שהוא דייק לעצמו מה הוא באמת היה רוצה, הוא התחבר לעסק יותר ויותר, הגיעו המון לקוחות לעסק, הוא הרוויח הרבה יותר והתחיל בפרוייקטים חדשים בהתאם למה שהוא תמיד רצה להגשים.